Szukaj

Biznes

Jak wykorzystać aplikacje do zarządzania małą apteką?

avatar
Udostępnij
mężczyzna korzystający ze smartfona

 

Komputer z dostępem do Internetu, czytnik kodów kreskowych czy terminal do obsługi kart płatniczych są dziś standardem praktycznie we wszystkich aptekach. Mimo to, podczas planowania zadań lub notowania np. indywidualnych zamówień składanych przez pacjentów, farmaceuci sięgają bardzo często po kartkę papieru oraz długopis. Im większy zespół apteki, tym trudniej zapanować nad takimi zapiskami i skoordynować pracę wszystkich zatrudnionych osób. Aby skuteczniej planować zadania, a także lepiej egzekwować realizację planu podpatrz, jak robią to małe przedsiębiorstwa z innych branż.

Podstawa: dobra aplikacja do zarządzania projektami

Na codzienną pracę apteki spójrz, jak na projekt do zrealizowania. Niektóre związane z nim zadania będą miały charakter jednorazowy (np. zamówienie naklejek do oklejenia witryny), inne połączą się w procesy realizowane stale (np. uzupełnianie stanów magazynowych, remanenty, przyjmowanie towaru). Podstawa twojego sukcesu to wyodrębnienie wszystkich najważniejszych zadań i procesów, a następnie podzielenie ich na mniejsze etapy oraz przydzielenie konkretnym pracownikom.

W przedsiębiorstwach od dawna nie realizuje się projektów drogą codziennych zebrań i rozmów. Zamiast tego firmy sięgają po różnego rodzaju aplikacje, w których mogą spisać zadania, dodać do nich termin realizacji, notatki, a także przypisać daną pracę do konkretnej osoby. Takie wirtualne planery mogą usprawnić nawet skomplikowane przedsięwzięcia i dosłownie z dnia na dzień podnieść efektywność całego zespołu.

Wybierając narzędzie pamiętaj, że jedna aplikacja z wieloma funkcjami sprawdza się lepiej, niż kilka mniejszych, jednofunkcyjnych aplikacji. W planowaniu pracy chodzi bowiem właśnie o to, by wszystkie zadania zagregować w jednym miejscu, do którego możesz zajrzeć w dowolnej chwili. Im więcej osobnych aplikacji, tym większe ryzyko, że zadania zapisane w którejś z nich zostaną pominięte przez ciebie albo przez twoich współpracowników. Dobrze dobrane oprogramowanie powinno zawierać co najmniej:

  • możliwość tworzenia pojedynczych zadań oraz list zadań,
  • kalendarz do planowania terminów,
  • opcję przypisywania zadań do poszczególnych osób,
  • możliwość przesyłania plików,
  • powiadomienia (przypomnienia) o zadaniach do pilnej realizacji.

Wybierz odpowiednią aplikację

Najważniejsze kryterium to twoja wygoda. Aplikacja do zarządzania zadaniami musi ułatwiać pracę, a nie dodatkowo ją komplikować. Oczywiście w pierwszych dniach planowania zadań z wykorzystaniem nowego programu każdy pracownik apteki będzie testował własne metody działania, ale w przypadku dobrze skonstruowanych aplikacji obsługa dostępnych funkcji okaże się dla całego zespołu intuicyjna.

I jeszcze jedna wskazówka: prowadząc małą aptekę, nie celuj od razu w droższe, płatne aplikacje do zarządzania projektami. Rozwiązania takie, jak rozbudowane pakiety Dropbox, Basecamp czy Asana są znakomite, ale ich płatne wersje zawierają narzędzia wykraczające daleko poza potrzeby apteki. W tym artykule koncentrujemy się wyłącznie na darmowych aplikacjach do zarządzania zadaniami.

Trello – przejrzysty interfejs i łatwa obsługa

Trello powstało w 2011 roku. O popularności tej aplikacji świadczyć może ponad 5 mln pobrań w Google Play. Aplikacja dostępna jest też w App Store. Podstawowa i bodaj najpopularniejsza wersja Trello nie wymaga wnoszenia żadnych opłat. Z aplikacji korzystać można również na komputerze, poprzez przeglądarkę internetową. To łatwe w użyciu narzędzie zaskarbiło sobie przychylność nie tylko firm, ale i użytkowników prywatnych, którzy planują w nim codzienne zadania.

Zasadniczą część Trello stanowi tablica (można utworzyć więcej niż jedną), na której wyświetlają się listy zadań. Każda z list oznaczona jest indywidualną nazwą – w przypadku apteki mogą to być np. „Dostawy”, „Marketing”, „Dyżury pracowników” itp. Na danej liście umieszcza się osobne zadania do realizacji. Opis pojedynczego zadania może zawierać: indywidualną nazwę, notatki tekstowe, termin realizacji, a nawet załączniki (takie jak logo firmy, które zawsze warto mieć pod ręką na liście zadań zatytułowanej „Marketing”).

Co ważne, Trello sygnalizuje kolorami, że dane zadanie staje się pilne, a dzięki opcji przypominania o terminach może wysłać stosowne powiadomienie np. na e-mail lub telefon. Każde zadanie możesz przypisać określonemu użytkownikowi/użytkownikom, a gdy zostanie wykonane, zarchiwizować je. Na szczególne uznanie zasługuje łatwość przenoszenia zadania pomiędzy poszczególnymi listami.

Pakiet narzędzi od Google – dla tych, którzy wolą sami zarządzać zadaniami

O ile Trello rekomendujemy jako narzędzie do zarządzania pracą zespołu apteki, o tyle w przypadku indywidualnego planowania zadań godny polecenia jest pakiet Google. Oprócz standardowych narzędzi, takich jak Gmail (poczta), Google Dysk (przechowywanie i udostępnianie plików) oraz Google Dokumenty, użytkownikom udostępnione zostały również trzy bardzo proste aplikacje: Keep, Kalendarz i Lista zadań. Są one widoczne z poziomu Gmaila jako dodatkowy panel, rozwijany w prawej części okna przeglądarki.

Oczywiście pakiet Google w wielu przypadkach umożliwia współdzielenie informacji, ale jedno z najciekawszych rozwiązań (planer zadań) zostało pozbawione akurat tej funkcji. Google Kalendarz stanowi nowszą wersję dobrze znanego kalendarium. Podział na dni i godziny ułatwia rozplanowanie zadań na cały dzień. Dla danego wydarzenia wskazujesz godzinę rozpoczęcia oraz zakończenia, opis w formie notatki, a także powiadamiasz osoby, które będą uczestniczyć w jego realizacji.

Google Keep przeznaczony jest do tworzenia bardzo prostych notatek, zawierających tytuł i opis. Dostępna jest opcja wypunktowania treści, dlatego pojedyncza notatka może zawierać np. listę materiałów potrzebnych przy szkoleniu nowego pracownika. Niestety twórcy aplikacji nie zaoferowali funkcji przesuwania notatek na liście, ale najważniejszą/najpilniejszą możesz przypiąć, przesuwając ją tym samym na pierwsze miejsce. Dostępna jest też opcja dzielenia się notatkami.

Google Lista Zadań to aplikacja – obok Kalendarza – szczególnie godna polecenia. Pozwala na stworzenie osobnych list zadań, pogrupowanych tematycznie. Dla każdego z nich możesz dodać datę, szczegóły i podzadania. Zmiany kolejności pozycji na liście dokonasz metodą „przeciągnij i upuść”. Po wykonaniu określonej pracy natomiast odznaczasz ją, by automatycznie przeniosła się do archiwum.

Korzystanie z pakietu Google daje duże możliwości planowania, ale wymaga wypracowania własnej metody zintegrowania informacji z poszczególnych narzędzi. Do pomocy w opracowywaniu harmonogramu możesz włączyć bowiem i inne dostępne aplikacje, takie jak arkusz kalkulacyjny czy dokument tekstowy z komentarzami (udostępniony innym użytkownikom).

Praktyka to klucz do sukcesu

Przedstawione w artykule aplikacje to zaledwie dwie spośród bardzo wielu propozycji dostępnych na rynku. Wskazaliśmy je ze względu na szeroki zakres funkcji – połączenie harmonogramu z listą zadań oraz dodatkowymi notatkami. Zastosowanie w praktyce aplikacji do zarządzania projektami oraz organizacji pracy to już zadanie dla ciebie. Własną metodę planowania zadań dla całego zespołu apteki wypracujesz z pewnością po przetestowaniu co najmniej kilku funkcjonalności i wariantów. Inspiracją dla ciebie mogą stać się liczne tutoriale i relacje użytkowników, publikowane na blogach, forach czy też YouTube.

 

Źródła:

  • Strona aplikacji Trello: https://trello.com
  • Aplikacja Trello w Google Play: https://play.google.com/store/apps/details?id=com.trello&hl=pl
  • Serwis Google Keep: https://www.google.com/keep/
  • FAQ aplikacji Google Lista zadań: https://support.google.com/tasks/answer/7675772?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=pl
  • Serwis Kalendarza Google: https://www.google.com/intl/pl/calendar/about/

 

Tagi:

Zostaw komentarz

Your email address will not be published. Required fields are marked *

Informacje na temat Administratora Danych i o przetwarzaniu danych osobowych:

W celu realizacji obowiązków nałożonych na administratorów danych osobowych w drodze rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – RODO, Urtica Sp. z o.o. informuje, że w przypadku przetwarzania Państwa danych osobowych w związku z wykonywaniem i na cele usługi prenumeraty pisma „Farmakoekonomika szpitalna”, Administratorem Państwa danych osobowych jest Urtica Sp. z o.o., z siedzibą we Wrocławiu (54-613) przy ul. Krzemienieckiej 120, zarejestrowana w Sądzie Rejonowym dla Wrocławia-Fabrycznej, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000113253, NIP 894-255-67-99, o kapitale zakładowym: 1.000.000,00 zł (“Spółka”). Mogą Państwo skontaktować się ze Spółką również poprzez wiadomość e-mail na adres: sekretariat@urtica.pl.

Prosimy pamiętać, że podanie Państwa danych osobowych jest całkowicie dobrowolne, jednak konieczne dla celów prawidłowego wykonania usługi, prowadzenia dokumentacji oraz archiwizacji, na państwa dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 lit. a (wyrażona przez Państwa zgoda) i b (realizacja na Państwa rzecz umowy) RODO. Państwa dane osobowe będą przechowywane zgodnie z wymogami obowiązującego prawa przez okres trwania prenumeraty oraz do momentu zakończenia wypełniania obowiązku prawnego m.in. obowiązku archiwizacyjnego, przedawnienia roszczeń wynikających z umowy. Odbiorcą Państwa danych osobowych jest wyłącznie Spółka, a Państwa dane przetwarzać będą wyłącznie upoważnieni do tego pracownicy lub współpracownicy Spółki. Mają państwo prawo do dostępu do danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania a także prawo do przenoszenia danych. Przysługuje Państwu również prawo do zgłoszenia sprzeciwu wobec ich przetwarzania, jak również wycofania zgody (zgodnie z poniższym). Ponadto, mają Państwo prawo do zgłoszenia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
Wycofanie zgody może nastąpić przez oświadczenie o wycofaniu zgody skierowane na adres Administratora Danych podany powyżej. Informujemy, że wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem. Proszę jednakże mieć na względzie, że po wycofaniu zgody nie będzie możliwa realizacja na Państwa rzecz prenumeraty. Dane osobowe nie będą podlegać zautomatyzowanemu przetwarzaniu, w tym profilowaniu.

Inspektor Ochrony Danych: r. pr. Maciej Skory, Rynek 7, 50-106 Wrocław, iod.urtica@iurico.pl, nr tel.: +48 71 344 56 59.

Będąc świadomych powyższych informacji, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO, niniejszym wyrażam zgodę spółce Urtica Sp. z o.o., ul. Krzemieniecka 120, 54-613 Wrocław, na przetwarzanie moich danych osobowych objętych formularzem w celu realizacji prenumeraty pisma „Farmakoekonomika szpitalna” i ewentualnego kontaktu w związku z jej realizacją, w następującym zakresie: imię, nazwisko, zawód, adres do wysyłki i/lub adres e-mail do wysyłki (w zależności od wybranej przeze mnie formy/form prenumeraty), numer telefonu.

1. Administratorem Państwa danych osobowych jest Urtica Spółka z o.o. z siedzibą we Wrocławiu (54-613) przy ul. Krzemienieckiej 120, zarejestrowana w Sądzie Rejonowym dla Wrocławia Fabrycznej, VI Wydział Gospodarczy KRS pod numerem KRS 0000113253, NIP: 894-25-56-799, REGON: 932081801, o kapitale zakładowym w wysokości 1.000.000,00 zł („Spółka”). Mogą Państwo skontaktować się ze Spółką również poprzez wiadomość e-mail na adres sekretariat@urtica.pl.
2. Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celu realizacji na Państwa rzecz prenumeraty czasopisma Farmakoekonomika szpitalna. W przypadku, gdy wyrazili Państwo zgodę na przetwarzanie danych w celach marketingowych oraz otrzymywanie informacji handlowej na adres poczty e-mail – również w celu prezentacji Państwu oferty handlowej Spółki.
3. Podstawą prawną przetwarzania Państwa danych osobowych objętych formularzem stanowi wyrażona przez Państwa zgoda na ich przetwarzanie w ww. celu na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
4. Państwa zgoda na przetwarzanie danych osobowych przez Spółkę jest dobrowolna i nie są Państwo zobowiązani do jej wyrażenia, jest jednak konieczna celem realizacji na Państwa rzecz prenumeraty czasopisma Farmakoekonomika szpitalna – co wobec braku zgody nie będzie możliwe.
5. Odbiorcą Państwa danych osobowych objętych formularzem jest wyłącznie Spółka, a Państwa dane przetwarzać będą wyłącznie upoważnieni do tego pracownicy Spółki. Dane mogą być ponadto powierzane do przetwarzania w imieniu Spółki procesorom Spółki.
6. Państwa dane osobowe będą przechowywane do momentu cofnięcia zgody na ich przetwarzanie, wyrażenia przez Państwa sprzeciwu wobec ich przetwarzania lub zgłoszenia Spółce żądania ich usunięcia – co mogą Państwo uczynić listownie na adres siedziby Spółki lub w formie wiadomości e-mail na adres sekretariat@urtica.pl lub w inny sposób wskazany w kierowanych do Państwa wiadomościach e-mail.
7. Mają Państwo prawo do żądania od Spółki dostępu do danych osobowych dotyczących Państwa, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, jak również prawo do wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania, a także prawo do przenoszenia tych danych.
8. Mają Państwo prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem).
9. Mają Państwo prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
10. Inspektorem Ochrony Danych jest r. pr. Maciej Skory, dane do kontaktu: r. pr. Maciej Skory, Rynek 7, 50-106 Wrocław, e-mail: iod.urtica@iurico.pl, nr tel.: +48 71 344 56 59.
11. Państwa dane osobowe objęte powyższym formularzem nie będą podlegać zautomatyzowanemu przetwarzaniu ani profilowaniu.

1. Administratorem Państwa danych osobowych jest Urtica Spółka z o.o. z siedzibą we Wrocławiu (54-613) przy ul. Krzemienieckiej 120, zarejestrowana w Sądzie Rejonowym dla Wrocławia Fabrycznej, VI Wydział Gospodarczy KRS pod numerem KRS 0000113253, NIP: 894-25-56-799, REGON: 932081801, o kapitale zakładowym w wysokości 1.000.000,00 zł („Spółka”). Mogą Państwo skontaktować się ze Spółką również poprzez wiadomość e-mail na adres sekretariat@urtica.pl.
2. Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celach marketingowych, a w tym marketingu bezpośredniego, tj. przesyłania na Państwa adres e-mail informacji handlowej w postaci newslettera oraz prezentacji oferty Spółki w formie kontaktu telefonicznego z użyciem Państwa numeru.
3. Podstawą prawną przetwarzania Państwa danych osobowych objętych formularzem stanowi wyrażona przez Państwa zgoda na ich przetwarzanie na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
4. Państwa zgoda na przetwarzanie danych osobowych przez Spółkę jest dobrowolna i nie są Państwo zobowiązani do jej wyrażenia, jest jednak konieczna celem przesyłania na Państwa adres e-mail newslettera oraz prezentacji oferty Spółki w formie kontaktu telefonicznego – co wobec braku zgody nie będzie możliwe.
5. Odbiorcą Państwa danych osobowych objętych formularzem jest wyłącznie Spółka, a Państwa dane przetwarzać będą wyłącznie upoważnieni do tego pracownicy Spółki. Dane mogą być ponadto powierzane do przetwarzania w imieniu Spółki procesorom Spółki.
6. Państwa dane osobowe będą przechowywane do momentu cofnięcia zgody na ich przetwarzanie, wyrażenia przez Państwa sprzeciwu wobec ich przetwarzania lub zgłoszenia Spółce żądania ich usunięcia – co mogą Państwo uczynić listownie na adres siedziby Spółki lub w formie wiadomości e-mail na adres sekretariat@urtica.pl, lub w inny sposób wskazany w kierowanych do Państwa wiadomościach e-mail.
7. Mają Państwo prawo do żądania od Spółki dostępu do danych osobowych dotyczących Państwa, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, jak również prawo do wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania, a także prawo do przenoszenia tych danych.
8. Mają Państwo prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem).
9. Mają Państwo prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
10. Państwa dane osobowe nie będą podlegać zautomatyzowanemu przetwarzaniu ani profilowaniu.

1. Administratorem Państwa danych osobowych jest Urtica Spółka z o.o. z siedzibą we Wrocławiu (54-613) przy ul. Krzemienieckiej 120, zarejestrowana w Sądzie Rejonowym dla Wrocławia Fabrycznej, VI Wydział Gospodarczy KRS pod numerem KRS 0000113253, NIP: 894-25-56-799, REGON: 932081801, o kapitale zakładowym w wysokości 1.000.000,00 zł („Spółka”). Mogą Państwo skontaktować się ze Spółką również poprzez wiadomość e-mail na adres sekretariat@urtica.pl.
2. Państwa dane osobowe będą przetwarzane w celu kontaktu – odpowiedzi na Państwa pytania lub wątpliwości ujęte w formularzu kontaktowym. W przypadku, gdy wyrazili Państwo zgodę na przetwarzanie danych w celach marketingowych oraz otrzymywanie informacji handlowej na adres poczty e-mail – również w celu prezentacji Państwu oferty handlowej Spółki.
3. Podstawą prawną przetwarzania Państwa danych osobowych objętych formularzem stanowi wyrażona przez Państwa zgoda na ich przetwarzanie w ww. celu na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych).
4. Państwa zgoda na przetwarzanie danych osobowych przez Spółkę jest dobrowolna i nie są Państwo zobowiązani do jej wyrażenia, jest jednak konieczna celem odpowiedzi na Państwa pytania lub wątpliwości ujęte w formularzu – co wobec braku zgody nie będzie możliwe.
5. Odbiorcą Państwa danych osobowych objętych formularzem jest wyłącznie Spółka, a Państwa dane przetwarzać będą wyłącznie upoważnieni do tego pracownicy Spółki. Dane mogą być ponadto powierzane do przetwarzania w imieniu Spółki procesorom Spółki.
6. Państwa dane osobowe będą przechowywane do momentu cofnięcia zgody na ich przetwarzanie, wyrażenia przez Państwa sprzeciwu wobec ich przetwarzania lub zgłoszenia Spółce żądania ich usunięcia – co mogą Państwo uczynić listownie na adres siedziby Spółki lub w formie wiadomości e-mail na adres sekretariat@urtica.pl lub w inny sposób wskazany w kierowanych do Państwa wiadomościach e-mail.
7. Mają Państwo prawo do żądania od Spółki dostępu do danych osobowych dotyczących Państwa, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, jak również prawo do wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania, a także prawo do przenoszenia tych danych.
8. Mają Państwo prawo do cofnięcia zgody na przetwarzanie danych osobowych w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem).
9. Mają Państwo prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
10. Inspektorem Ochrony Danych jest r. pr. Maciej Skory, dane do kontaktu: r. pr. Maciej Skory, Rynek 7, 50-106 Wrocław, e-mail: iod.urtica@iurico.pl, nr tel.: +48 71 344 56 59.
11. Państwa dane osobowe objęte powyższym formularzem nie będą podlegać zautomatyzowanemu przetwarzaniu ani profilowaniu.